Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada PT. Coca Cola Amatil Indonesia

SISTEM INFORMASI MANEJEMEN

DOSEN:

Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM

DISUSUN OLEH

DIHAN ARCHIKA

43215010036

ABSTRACK

Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama suatu organisasi. Infomasi adalah data yang telah diproses/diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Penggunaan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia memiliki peranan penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan khususnya di divisi marketing. Berbagai manfaat yang dirasakan manajemen diantaranya mendukung program promosi pemasaran, membantu penterasi pasar dan memahami prilaku konsumen, mengoptimalkan penentuan tata letak, dan membantu perusahaan dalam melakukan forecasting. Potensi resiko aplikasi DSS ini terjadi apabila perusahaan sulit mendapatkan data eksternal dari outlet karena data merupakan komponen utama dan vital dalam pemanfaatan DSS ini. Oleh karena itu dibutuhkan peningkatan kerjasama dengan outlet seperti membagi hasil pengolahan data sehingga outlet dapat merasakan manfaat yang sama.

TINJAUAN PUSTAKA

Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada PT. Coca Cola Amatil Indonesia

SAMBUTAN

Lebih dari 80 tahun yang lalu, Coca-Cola diproduksi untuk pertama kalinya di Indonesia pada tahun 1932. Sejak saat itu, The Coca-Cola System telah memberikan kontribusi penting bagi perkembangan negara—baik sebagai penyedia lapangan kerja, investor, ataupun sebagai anggota masyarakat yang perduli. Kami bangga akan jejak kami di Indonesia dan sangat optimis dengan masa depan negara,serta industri dan bisnis kami. Hal inilah yang mendorong kami untuk terus memberikan komitmen jangka panjang kepada Indonesia.

Di tahun 2016, Coca-Cola Amatil Indonesia mempekerjakan lebih dari 12,000 karyawan orang di 8 pabrik pembotolan dan di lebih dari 200 pusat penjualan dan distribusi di seluruh negeri. Coca-Cola Amatil Indonesia adalah mitra pembotolan utama untuk Coca-Cola System dan bisnis investasi Australia terbesar di Indonesia, yang beroperasi sejak tahun 1992.

The Coca-Cola System juga terdiri dari Coca-Cola Indonesia, kantor layanan lokal Coca-Cola yang bertanggung jawab atas pemasaran merek dagang kami, dan juga Commercial Product Supply, pembuat sirup dan bahan baku produk The Coca-Cola Company untuk Indonesia dan negara-negara lain di wilayah sekitar.

Kami memproduksi, menjual dan mendistribusikan lebih dari 10 merek di Indonesia termasuk minuman ringan berkarbonasi, jus, teh, minuman isotonik, air minum dalam kemasan, minuman berenergi, dan masih banyak lagi—dengan lebih dari 100 format kemasan dan ukuran. Kami juga melayani lebih dari 600.000 outlet ritel besar dan kecil secara langsung.

Filosofi ‘sustanability’ (keberlanjutan) telah melekat pada peninggalan kami, dan keyakinan bahwa kami bergantung pada masyarakat yang kuat untuk memiliki bisnis yang kuat. Tanggung jawab kami kepada masyarakat di tempat kami beroperasi meliputi kualitas tak tertandingi dari produk kami, filosofi pemasaran yang bertanggung jawab, praktik manufaktur yang bersinergi dengan lingkungan, serta kontribusi untuk pendidikan, kehidupan yang sehat dan aktif, pemberdayaan ekonomi perempuan, water replenishment, dan akses sanitasi dan air bersih.

TIMELINE

1927: Coca-Cola dijual pertama kali di Indonesia. Botol pertama diimpor oleh seorang insinyur Belanda bernama de Koenig

1932: Diproduksi secara lokal oleh pembotolan De Water Nederlands Indische Mineral Fabriek, di Batavia, Indonesia

1945: Hari Kemerdekaan Indonesia

1956: Setelah Perang Dunia ke-II, dioperasikan kembali oleh The Indonesia Bottler Limited (IBL)

1971: Djaja Beverage Bottling memulai produksi kembali setelah era revolusioner di tahun 1960-an dan memperkenalkan Sprite

1973: Fanta diperkenalkan di Indonesia

1977: Pabrik Commercial Product Supply (CPS) didirikan untuk memenuhi pasokan bahan dasar minuman

1986: Diet Coke diperkenalkan, menandakan kehadiran produk kaleng untuk pertama kalinya di Indonesia

1992: Coca-Cola Amatil Indonesia mulai beroperasi di Indonesia

1996: Coca-Cola Amatil memulai produksi dalam botol plastik (PET) untuk pertama kalinya

2002: Frestea diperkenalkan di Indonesia. Merk lokal air minum dalam kemasan, Ades, diakuisisi

2008: Minute Maid dan Coke Zero diperkenalkan di Indonesia

2011: Ades dalam kemasan botol plastik ramah lingkungan diperkenalkan

2012: CCAI mengakuisisi pabrik baru di Cikedokan, Bekasi

2013: Aquarius diperkenalkan di Indonesia

2014: Nutriboost diperkenalkan di Indonesia

SEJARAH COCA-COLA DI INDONESIA

Coca-Cola pertama kali diperkenalkan di Indonesia pada tahun 1962 dan diproduksi secara lokal sejak tahun 1932. Setelah sempat berhenti beroperasi pada tahun 1942, Coca-Cola mulai diproduksi kembali oleh Indonesia Bottler Limited (IBL), perusahaan nasional yang didirikan oleh TH Ticoalu, Tatang Nana, dan Harry Handoyo. Pabrik tersebut memproduksi 1,000-1,500 cases Coca-Cola setiap harinya, dan mempekerjakan 25 orang yang dibantu oleh 3-7 truk untuk pendistribusian.

Sejak tahun 1960-an, berbagai produk The Coca-Cola Company telah diperkenalkan ke pasar Indonesia. Dan pada tahun 2000, 10 operasi pembotolan dikonsolidasikan di bawah Coca-Cola Amatil Indonesia.

COCA-COLA KINI

MERK DAN PORTFOLIO PRODUK

Saat ini kami memproduksi dan memasarkan 6 kategori minuman siap minum dengan 13 merek.

Coca-Cola Amatil Indonesia (CCAI) telah beroperasi di Indonesia sejak tahun 1992 dan menyediakan semua varian produk perusahaan, termasuk air minum dalam kemasan botol di seluruh bagian negara, kecuali Sulawesi Utara. CCAI memiliki dan mengoperasikan 8 pabrik pembotolan yang terletak di Cibitung, Cikedokan, Bandung, Semarang, Surabaya, Bali, Medan, dan Lampung.

Dalam sistem kami juga terdapat Commercial Product Supply Indonesia (CPS), yang berfokus pada produksi bahan dasar minuman untuk pabrik pembotolan. Selain Indonesia, CPS juga mengekspor produknya ke negara-negara tetangga seperti Singapura, Australia, New Zealand, Kamboja, Vietnam, dan Thailand.

Selain itu, ada pula The Coca-Cola Company, pemilik merek dagang dan penyedia konsentrat produk-produk Coca-Cola bagi mitra pembotolan lokal. Sedangkan kantor layanan lokal, Coca-Cola Indonesia (CCI), berfokus pada pemasaran merek perusahaan di Indonesia.

TENTANG COCA-COLA AMATIL INDONESIA

Coca-Cola Amatil Indonesia (CCAI) merupakan produsen dan distributor minuman non-alkohol siap minum terkemuka yang telah beroperasi di Indonesia sejak tahun 1992. CCAI memproduksi dan mendistribusikan produk di bawah lisensi The Coca-Cola Company.

Kantor pusat Coca-Cola Amatil(CCA) terletak di Sydney, Australia, dan telah terdaftar di Bursa Efek Australia. Induk perusahaan CCAI ini, adalah salah satu dari 20 perusahaan unggulan di Australia.

CCA adalah salah satu perusahaan pembotolan terbesar minuman non-alkohol siap minum di wilayah Asia-Pasifik dan salah satu dari perusahaan pembotolan Coca-Cola terbesar di dunia. CCA mempekerjakan hampir 16,000 orang dan memiliki akses ke lebih dari 270 juta konsumen melalui lebih dari 690,000 pelanggan aktif.

CCA memiliki sejarah yang kaya dan beragam karena telah beroperasi lebih dari 100 tahun. Saat ini CCA beroperasi di enam negara, yaitu Australia, Selandia Baru, Fiji, Indonesia, Papua Nugini, dan Samoa.

CCA di Indonesia mempekerjakan lebih dari 12.000 pekerja. Sejumlah besar pihak eksternal seperti  pelanggan, pemasok, dan penyedia layanan juga memperoleh pendapatan dari hasil berbisnis dengan CCAI.

Saat ini CCAI memiliki 8 pabrik di seluruh Indonesia, yaitu Cibitung, Cikedokan, Bandung, Semarang, Surabaya, Bali, Medan, dan Lampung dan beroperasi dengan lebih dari 200 pusat penjualan dan distribusi di seluruh Indonesia. Untuk sumber bahan dasar minuman, jasa dan barang yang tidak terkait dengan produk, CCAI memiliki lebih dari 2.800 pemasok.

TENTANG COMMERCIAL PRODUCT SUPPLY (CPS)

Commercial Product Supply beroperasi di bawah Coca-Cola Indonesia dan memfokuskan kegiatan usahanya pada produksi bahan dasar minuman untuk dipasok ke berbagai pabrik pembotolan.

Didirikan pada tahun 1977 di Cibinong, Jawa Barat, CPS mempekerjakan 35 karyawan dan memainkan peran penting dalam pasokan bahan dasar minuman untuk CCAI dan BWBC di Indonesia serta pelanggan lainnya di Singapura, Thailand, Kamboja, Vietnam, Australia dan Selandia Baru.

INVESTASI DAN DAMPAK EKONOMI

The Coca-Cola System di Indonesia telah melakukan investasi yang signifikan untuk membangun dan terus meningkatkan usahanya, termasuk fasilitas produksi baru, pabrik pengolahan air limbah, sistem distribusi dan peralatan pemasaran.

Beberapa studi independen menyatakan bahwa dengan memberikan kesempatan bagi usaha lokal, Coca Cola juga menghasilkan pekerjaan dengan "multiplier effect”—di mana The Coca-Cola System bertindak sebagai katalis; menghasilkan pendapatan, pekerjaan dan know-how untuk beragam bisnis lokal baik yang menjual barang dan jasa kepada The Coca Cola System (pemasok), atau menjual produk perusahaan (pengecer).

Di Indonesia, kami melayani lebih dari 600.000 pelanggan ritel di daerah perkotaan dan pedesaan di seluruh negeri secara langsung—menyediakan sarana penting pendapatan dan dukungan untuk sejumlah usaha kecil dan keluarga.

KEGIATAN PEMASARAN

Kegiatan marketing adalah cara kami untuk berkomunikasi dengan konsumen. Dengan misi untuk menyegarkan dunia dan menginspirasi saat-saat kebahagiaan dan optimisme, kami berhubungandengan konsumen melalui cara yang kreatif, menyenangkan, dan bertanggung jawab.

SALES OPERATIONS

Market Share

Coca-Cola merupakan pemimpin pasar minuman berkarbonasi dan jus, serta teh siap minum. Tak hanya sukses di pasar tradisional melalui distribusi langsung, grosir, dan ‘Managed Third Party', Coca-Cola juga suksesdi pasar modern dengan distribusi melalui Hypermarket, Supermarket dan Mini Mart.

Pelanggan dan Distribusi

Produk kami dijual di sekitar 1,5 juta gerai minuman di seluruh Indonesia.

Kami mendukung perekonomianmelalui 600.000 pelanggan dan 2.800 pemasok

Lebih dari 310.000 kulkas pendinginmilik kami ditempatkan di pasar. Semua pendingin dilengkapi dengan EMS, yaitu perangkat untuk mengurangi konsumsi listrik hingga 35%.

AKTIFITAS MANUFAKTUR DAN PRODUKSI

Kualitas Produk

Kualitas tinggi yang konsisten pada setiap minuman kami merupakan salah satu aset utama bisnis kami. Di setiap negara di mana kami berproduksi, The Coca Cola System tidak hanya mematuhi undang-undang tentang pengolahan makanan dan pelabelan, namun juga mematuhi standar kami sendiri yang lebih tinggi dan ketat untuk memastikan kualitas terbaik.

Dalam setiap hal yang kami lakukan--mulai dari pemilihan bahan-bahan untuk produksi sampai pengiriman produk ke pasar,kami menggunakan sistem quality management khusus—The Coca-Cola Quality System—untuk memastikan bahwa kami selalu menawarkan produk dengan kualitas terbaik kepada konsumen.

Kami juga berinvestasi dalam membangun laboratorium quality assurance pada setiap pabrik untuk memastikan bahwa semua produk kami memenuhi standar yang dibutuhkan.

Semua produk kami sudah bersertifikat Halal. Di Indonesia, produk Coca-Cola diproduksi secara lokal dan telah memperoleh sertifikat halal dari Majelis Ulama Indonesia sejak tahun 1994.

Manajemen Air Limbah & Pengurangan Jejak Karbon

Tujuan kami secara global adalah mengembalikan kembali kepada masyarakat dan alam, jumlah air, setara dengan apa yang kami gunakan di semua produk minuman kami.

Di semua pabrik milik kami, kami memastikan bahwa 100% air limbah hasil operasi manufaktur kami diolah kembali secara ketat sehingga dapat dikembalikan lagi ke alam secara aman—hingga pada tingkat yang dapat mendukung kehidupan akuatik.

Kami juga berinvestasi dengan teknologi yang disebut "blow-fill” yang memungkinkan kami untuk mendesain ulang dan mengurangi berat kemasan botol plastik (PET) untuk minuman bersoda dan air minum dalam kemasan. Blow-fill juga memungkinkan botol-botol untuk diproduksi dengan PET resin yang lebih sedikit atau dengan resin daur ulang.

TEMPAT KERJA

Salah satu tujuan utama kami adalah untuk menjaga lingkungan kerja agar dapat dikelola dengan baik. Kami percaya bahwa pekerjaan harus menjadi tempat eksplorasi, kreativitas dan pertumbuhan profesional—di mana setiap orang dapat terinspirasi dan termotivasi untuk mencapai hasil yang luar biasa. Itulah sebabnya mengapaPeople Developmentmenjadi salah satu fokus manajemen kami untuk mempersiapkan tenaga kerja yang kompeten, berdedikasi, dan dinamis. Tujuan kami adalah untuk memberikan pelayanan yang terbaik dan memuaskan kepada ratusan ribu pelanggan.

Program ‘Graduate Trainee’

CCAI telah menjalankan program Nasional Graduate Trainee, di mana lebih dari 470 orang telah bergabung dan ditargetkan untuk membangun kemampuan manajemen dan menjadi pemimpin perusahaan di masa depan.

Kami menentukan pengembangan individu dari 70% pada pengalaman kerja, 20% exposure (studi kasus, pelatihan, role model, dan mentoring) dan 10% kehadiran dalam pengajaran.

Pengembangan Kompetensi

Kami percaya bahwa kompetensi yang baik akan mendukung kinerja bisnis secara keseluruhan. Hal ini dapat dicapai dengan memperjelas apa yang diharapkan, serta bagaimana mengembangkan dan mengukurnya. Kompetensi menjadi prinsip dasar pengembangan karyawan dalam membangun pengetahuan, keterampilan, dan perilaku.

Untuk itu, penting bagi kami untuk menjaga semua karyawan agar dapat terinformasi dengan baik. Antarkita, Majalah internal bulanan kami, telah memenangkan penghargaan Gold untuk majalah Internal Terbaik di 2013dari Serikat Pers

ACTIVE-HEALTHY LIVING

Meskipun memiliki  pasar yang berbeda di setiap negara, kami tetap konsisten dalam memperhatikan kesejahteraan konsumen. Kami sadar, bahwa kesehatan bisnis terjalin erat dengan kesehatan dan kesejahteraan konsumen, mitra, dan  masyarakat di mana kami beroperasi. Karena itu, kami mempromosikan program hidup sehat dan aktif kepada masyarakat melalui program marketing dan programuntuk komunitas yang dapat menginspirasi orang untuk hidup aktif.

PEMASARAN YANG BERTANGGUNG JAWAB

Kami memiliki tanggung jawab untuk menginformasikan konsumen dengan informasi bahan dan gizi dalam setiap kemasan produk, sehingga masyarakat dapat membuat pilihan minuman yang sejalan dengan diet seimbang dan gaya hidup aktif. Kami juga memiliki tanggung jawab untuk menghormati konsumen dan masyarakat dengan iklan dan pemasaran yang jujur dan bertanggung jawab. Kami telah melakukan berbagai program demi mewujudkan komitmen ini.

Front Pack Labeling

Coca-Cola memiliki komitmen global untuk memberikan penjelasan terkait jumlah kalori per porsi hampir di seluruh kemasan produk. Hal ini dilakukanuntuk meningkatkan kesadaran konsumen mengenai kandungan kalori di dalam produk kami. Dengan label baru, kami berusaha untuk mempermudah konsumen dalam membuat keputusan tepat tentang minuman yang mereka minum berdasarkan selera dan kebutuhan gizi.

Pada tahun 2010, Coca-Cola Indonesia merupakan perusahaan pertama di industri minuman Indonesia yang melaksanakan inisiatif ini. Pada akhir 2012, semua produk kami sudah memiliki informasi kalori pada kemasan depan.

Program Pendidikan Gizi

Dalam upaya untuk mendidik konsumen tentang produk Coca-Cola, Coca-Cola di Indonesia menyediakan informasi berbasis ilmu pengetahuan kepada konsumen dan stakeholder melalui sebuah situs webyang disebut Beverage Institute of Health and Wellness Indonesia (BIHW) di www.beverageinstituteindonesia.org. Dalam lingkup global, BIHW merupakan bagian dari komitmen Perusahaan Coca-Cola untuk memajukan pengetahuan ilmiah, kesadaran dan pemahaman minuman, dan pentingnya gaya hidup sehat, aktif, dan seimbang.

Marketing untuk Anak-Anak dan Kebijakan di Sekolah

Sebagai perusahaan minuman terbesar di dunia, kami menyadari peran produk kami dalam kehidupan konsumen. Kami adalah perusahaan yang bertanggung jawab, maka dari itu kami hanya memasarkan produk kami kepada masyarakat di atas umur 12 tahun.

Anak di bawah usia 12 tahun tidak akan langsung menjadi target marketing kami di media iklan. Mereka juga tidak akan ditampilkan meminum salah satu produk tanpa kehadiran orang tua atau pengasuh.

Peranan Sistem Informasi dalam Perusahaan

PT. Coca-Cola Amatil Indonesia adalah perusahaan yang berusaha untuk memanfaatkan perkembangan teknologi dan sistem informasi dalam strategi pengembangan bisnisnya; Dimana sistem informasi selalu dibutuhkan oleh perusahaan manapun termasuk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia untuk memproses data yang digunakan dalam kegiatan operasional bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang dapat digunakan para manajer untuk membantu pengambilan keputusan.

Pemrosesan lebih lanjut oleh sistem informasi manajemen biasanya masih tetap dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan dalam bisnis adalah untuk melakukan proses transaksi bisnis secara efisien, mengendalikan proses produksi, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, memperbarui database perusahaan, dan yang paling penting ialah meningkatkan efektifitas operasional perusahaan dan daya serap produk perusahaan dalam pasar.

A.    Operational Support System (OSS)

OSS ditujukan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis perusahaan. Aplikasi ini terbagi dalam sistem yang berbeda. Sistem yang berhubungan dengan transaksi penjualan dan pengelolaan data master dilakukan oleh aplikasi Basis sedangkan domain yang terkait dengan transaksi keuangan dan transaksi ke pemasok dilakukan oleh aplikasi Oracle Finance.

1.      Basis

Aplikasi ini dibangun di atas platform AS 400 sehingga sangat teruji dari sisi kecepatan proses dan keamanan data yang terdiri-dari beberapa modul :

a.       Article Master

Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Total produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia saat ini mencapai 532 produk yang terbagi dalam kelompok produk yang berbeda.

b.      Outlet Master

Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master pelanggan PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Pemeliharaan mencakup perekaman dan pengorganisasian data outlet dalam masing-masing segmen yang berbeda. Total outlet PT. Coca-Cola Amatil Indonesia saat ini mencapai tiga juta dan terbagi dalam 59 segmen yang berbeda.

c.       Order Entry

Modul ini digunakan untuk proses perekaman data transaksi penjualan ke database penjualan.

d.      Sales Accounting & Account Receivable

Modul ini digunakan untuk memposting penjualan dan penerimaan kas pada pelanggan yang tepat ke dalam jurnal piutang.

e.       Inventory Management

Modul ini digunakan untuk mengelola dan mengontrol inventori yang berkaitan dengan barang jadi (finished good) maupun bahan baku (raw material).

2.      Oracle Finance

Aplikasi ini dibangun di atas platform Oracle database yang sudah terbukti dan teruji karena banyak digunakan perusahaan mutinasional yang bergerak di bidang manufaktur maupun keuangan. Beberapa modul yag ada dalam aplikasi ini, antara lain :

a.       Vendor Master

Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master pemasok PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Pemeliharaan mencakup perekaman dan pengorganisasian data pemasok dengan total pemasok PT. Coca-Cola Amatil Indonesia mencapai 300 pemasok.

b.      Fixed Asset

Modul ini digunakan untuk mengelola dan mengontrol semua aset yang dimiliki perusahaan.

c.       Purchasing

Modul ini digunakan untuk merekam data pembelian barang termasuk melakukan kontrol terhadap ketersediaan barang sesuai permintaan atau kebutuhan setiap departemen agar operasional perusahaan bisa terjaga.

d.      General Ledger

Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi jurnal dan menghasilkan laporan keuangan seperti neraca, laba-rugi, buku besar, dan jurnal.

B.     Management Support System (MSS)

MSS ditujukan untuk melakukan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer di perusahaan. Sistem pendukung manajemen di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia terbagi menjadi tiga bagian yaitu :

1.      Company Dashboard

Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem Informasi Eksekutif karena menyediakan informasi penting dari sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan para eksekutif dan manajer. Informasi yang disediakan terdiri-dari beberapa Key Performance Indicator (KPI) semua departmen dan disajikan dalam satu laporan agar memudahkan eksekutif dan manajer dalam proses pengambilan keputusan. Ada sekitar 30 KPI yang terbagi dalam masing-masing departmen yaitu Sales, Marketing, Manufacture, Logistic, IT, dan Customer Service.

2.      Hyperion Essbase

Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem Pengambilan Keputusan karena memberikan dukungan informasi dan laporan secara langsung kepada manajer dalam proses pengambilan keputusan di perusahaan. Ada sekitar 160 cube dan 300 laporan yang bisa digunakan manajer dalam melakukan analisis perkiraan penjualan, supply/demand, ketersediaan stok. Di samping itu, aplikasi ini juga mendukung adhoc reporting dan membantu tim finance dalam perencanaan keuangan dan penentuan anggaran (Financial Planning and Budgeting). Laporan disajikan secara self-service sehingga memudahkan manajer atau analis dalam melakukan pengolahan data tanpa harus melibatkan tim IT.

3.      SQL Server Reporting Service

Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen karena menyediakan informasi dalam bentuk laporan statis dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Aplikasi ini bersifat laporan data operasional seperti data penjualan masing-masing sales office.

Untuk membuat sistem informasi di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, seluruh departemen diharapkan bisa saling bersinergi satu sama lain sehingga memungkinkan antar departmen di perusahaan dapat mengkoordinasikan dan mengintegrasikan proses bisnis yang ada. Oleh kerena itu, dibutuhan Sistem Informasi Terintegrasi atau Enterprise Information System. Pembahasan berikutnya lebih difokuskan pada pemanfaatan Sistem Pengambilan Keputusan dalam menunjang kegiatan operasional bisnis perusahaan terutama bagian pemasaran.

Penerapan DSS di Perusahaan

Salah satu metode yang digunakan untuk melakukan analisis perilaku konsumen adalah Market Based Analysis dimana mekanismenya harus didahului oleh analisis yang mendalam mengenai data transaksi pelanggan dengan menggunakan konsep data mining. Penggunaan data mining ini diharapkan dapat membantu mempercepat proses pengambilan keputusan bagi manajemen dan memungkinkan perusahaan untuk mengelola informasi yang terkandung di dalam transaksi menjadi sebuah knowledge. Dengan begitu, pendapatan perusahaan dapat meningkat dan di masa yang akan datang perusahaan dapat lebih kompetitif.

Saat ini PT. Coca-Cola Amatil Indonesia memiliki sistem yang sudah terintegrasi berupa Enterprise Resource Planning (ERP) yang menunjang seluruh proses bisnis yang ada, namun belum maksimal digunakan sebagai referensi bagi penetapan strategi pemasaran perusahaan. Oleh karena itu, peran DSS sangat dibutuhkan untuk menggali dan melakukan analisis perilaku konsumen terhadap pembelian suatu produk melalui data historikal transaksi pelanggan selama dua tahun.

PT. Coca-Cola Amatil Indonesia menjadikan beberapa parameter dalam pengambilan keputusan antara lain, ranking (peringkat) berdasarkan revenue yang diperoleh di setiap wilayah, penetrasi pasar, basket index untuk mengetahui persentase pembelian produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, market share produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dibandingkan dengan produk perusahaan lain, jumlah penjualan produk, dan nilai penjualan ritel setiap bulan untuk peningkatan penjualannya.

Sedangkan data yang digunakan adalah data sekunder berupa deret waktu (time series) dengan periode dua tahun terkahir. Jenis sumber data berasal dari data eksternal perusahaan yang didapatkan melalui kerjasama antara PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dengan masing-masing outlet melalui trading term yang telah disepakati kedua belah pihak. Untuk saat ini PT. Coca-Cola Amatil Indonesia telah bekerjasama dengan outlet seperti Matahari, Carefour, Giant, dan Indomart. Melalui proses training didapatkan akurasi data mendekati 98% sehingga informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan khususnya untuk mendukung strategi pemasaran.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, penerapan aplikasi DSS ini digunakan untuk mendukung strategi pemasaran dalam melakukan penetrasi pasar sehingga diharapkan perusahaan mampu mengembangkan sebuah sistem customer profiles. Harapannya perusahaan mampu membuat dan melakukan promosi yang efektif berdasarkan segmen pasar yang sesuai sehingga target penjualan akan mudah tercapai dan tidak kalah bersaing dengan kompetitor. Matrik komponen sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan dapat dilihat pada lampiran. Beberapa aktivitas pada sistem informasi tersebut sebagai berikut :

       I.            Aktivitas Input

Aktifitas input dalam aplikasi dilakukan oleh tim master data. Data yang dimasukkan adalah data produk, data pelanggan, data supplier, dan data transaksi penjualan. Pelaksanaan input data tersebut tentu membutuhkan sumber daya berupa hardware dan jaringan seperti monitor, keyboard, mouse, CPU, wireless, dan LAN. Selain itu, sumber daya berupa software juga dibutuhan oleh sistem. Software yang digunakan input data dikembangkan oleh PT. Coca-Cola Amatil Indonesia sendiri dengan memanfaatkan operating system Windows dan Database Management System (DBMS) seperti Oracle Database. Master data officer sebagai SDM memiliki hak akses ke aplikasi untuk input data berupa data produk, data pelanggan, data supplier, dan data transaksi penjualan. Master data officer juga dibutuhkan untuk menjalankan proses lain seperti proses data cleansing sebelum data tersebut bisa diolah ke proses selanjutnya, yaitu proses penggalian data (data mining).

    II.            Aktivitas Pemrosesan

Aktivitas proses pengolahan data dalam aplikasi membutuhkan sumber daya hardware dan jaringan berupa network server, monitor, CPU, keyboard. Kebuthan server untuk aktivitas ini juga memerlukan memory minimal 200 GB, media penyimpanan 10 TB, dan CPU 16 core. Selain itu, kebutuhan software untuk pemrosesan data dikembangkan oleh perusahaan dengan memanfaatkan operating system Windows dan Oracle Database. Business Intelligence Specialist dan Database Administrator (DBA) tentunya dibutuhan untuk memonitor apabila terjadi kendala saat pemrosesan data berlangsung.

 III.            Aktivitas Output

Semua proses yang dilakukan selama aktivitas input dan pengolahan data dilakukan oleh aplikasi dan akan memberikan output berupa report dengan jangka pelaporan tertentu. Pada bagian ini, setiap proses telah menggunakan sistem informasi manajemen. Mesin yang digunakan berupa network server, monitor, keyboard, mouse, CPU, printer. Media yang dibutuhkan adalah jaringan internet, LAN, email, serta kertas untuk mencetak laporan.

Kebutuhan software digunakan untuk mengolah dan menampilkan data menjadi informasi yang representative berupa tabel, grafik, indikator-indikator. Dalam hal ini software yang digunakan berupa Oracle Business Intelligence Enterprise Edition. Dengan menggunakan konsep self-service, pengguna tidak perlu lagi menggantungkan tim IT untuk menyediakan laporan yang dibutuhkan. SDM yang terlibat terdiri-dari manajer pemasaran, manajer penjualan, tenaga pemasaran, dan tenaga penjualan. Produk informasi yang dihasilkan terdiri-dari Market Share Summary Report, Market Basket Analysis Report, Market Share PT. Coca-Cola Amatil Indonesia vs Other Companies, Store Ranking Summary Report, Retail & Sales Price Chart Report.

Dengan informasi tambahan yang akan dikumpulkan seperti salah satunya demografi pelanggan dan faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. Adanya DSS ini tidak hanya memberikan informasi yang dibutuhkan dalam mendukung strategi pemasaran namun juga memberikan rekomendasi penentuan model strategi pemasaran yang sesuai dengan kondisi pasar. Meskipun demikian, proses pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manajemen PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dengan tetap memperhatikan rekomendasi yang diberikan DSS sehingga tercipta strategi pemasaran yang efektif dan efisien.

Berdasarkan pengamatan kami, data mining yang dilakukan oleh MMSS masih berkisar kepada informasi mengenai produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dan produk pesaing (jumlah penjualan, market share, perbandingan relatif dengan kompetitor dan sejenisnya) namun belum sampai kepada profil demografi konsumen. Informasi profil demografi ini (seperti misalnya usia pembeli produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, estimasi pendapatan pembeli produk) sangat penting terutama dalam penentuan strategi pemasaran. Misalnya, PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dapat menentukan bintang iklan dan jenis iklan serta promosi yang sesuai dengan karakteristik konsumen PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dengan data mining mengenai profil usia pembeli.

Informasi mengenai estimasi pendapatan konsumen produk juga dapat membantu PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dalam melakukan analisis pola konsumsi konsumen. Di samping itu, informasi tersebut dapat digunakan untuk penentuan diversifikasi produk (contoh produk minuman dengan kemasan yang lebih kecil) dan menganalisis sensitivitas harga terhadap kuantitas penjualan, terutama apabila ternyata produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia banyak dikonsumsi atau ditargetkan untuk konsumsi individu maupun kelompok individiu dengan pendapatan menengah ke bawah.

Profil konsumen ini dapat diperoleh melalui informasi yang ditangkap oleh distributor, seperti program loyalitas pelanggan untuk Hypermart yang berada di dalam Matahari Grup dengan adanya Matahari Club Card (MCC). Informasi mengenai profil konsumen dan barang yang dibeli kemudian dianalisis untuk mendapatkan korelasi pola konsumsi dan profil demografi pelanggan berdasarkan data input MCC.

Aktivitas Pengendalian

Kegiatan ini merupakan bagian evaluasi yang dilakukan pihak manajemen terkait dengan penilaian kinerja masing-masing bagian dalam proses bisnis. Software yang dipergunakan berupa Microsoft SQL Server Reporting Service dengan prosedur yang dilakukan adalah melakukan monitoring KPI terhadap laporan yang dihasilkan secara periodik. Produk informasi yang dihasilkan berupa informasi Data Quality dan Data Cleansing Report, Key Performance Indicator dari hasil output informasi aplikasi dengan kondisi aktual yang terjadi di pasar.

Peranan teknologi informasi memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti mampu meringankan aktivitas bisnis yang kompleks serta menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen. Selain itu, efisiensi kegiatan operasional perusahaan dan kinerja perusahaan juga dapat ditingkatkan. Akibatnya perusahaan dapat tetap bertahan dalam era informasi serta mampu menghadapi persaingan pasar global. Beberapa keuntungan lain yang diperoleh dari penerapan DSS bagi proses bisnis di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia sebagai berikut.

Mengoptimalkan penentuan tata letak penempatan kulkas di outlet

Perusahaan melakukan investasi miliaran rupiah di kulkas (Cold Drink Equipment) tentunya mengharapkan adanya return yang sepadan atau melebihi nilai investasi tersebut. Optimalisasi penempatan kulkas sudah selayaknya dilakukan agar mudah dijangkau oleh konsumen.

Membantu perusahaan dalam melakukan forecasting.

Proses forecasting pasti memerlukan indikator yang lain seperti tren penjualaan perusahaan dan faktor eksernal seperti tingkat inflasi, suku bunga, dan nilai tukar rupiah.

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan terkait penggunaan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, pentingnya peranan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia adalah memberikan kemudahan dalam memproses data atau informasi bagi manajemen PT. Coca-Cola Amatil Indonesia khususnya marketing dan research and development (R&D). Selain itu, DSS membantu dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan dengan data yang tersedia, serta mampu menyajikan berbagai alternatif. Kemampuan DSS ini dapat dimanfaatkan untuk menyediakan bukti tambahan sebagai penjelasan dalam memperkuat posisi manajemen terhadap penentuan strategi marketing dan produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia di pasar. Penerapan DSS yang dilakukan di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia pun dapat meningkatkan produktivitas dan kontrol implementasi dari manajemen.

Penggunaan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia memiliki peranan penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan khususnya di divisi marketing. Berbagai manfaat yang dirasakan manajemen diantaranya mendukung program promosi pemasaran, membantu penterasi pasar dan memahami prilaku konsumen, mengoptimalkan penentuan tata letak, dan membantu perusahaan dalam melakukan forecasting. Potensi resiko aplikasi DSS ini terjadi apabila perusahaan sulit mendapatkan data eksternal dari outlet karena data merupakan komponen utama dan vital dalam pemanfaatan DSS ini. Oleh karena itu dibutuhkan peningkatan kerjasama dengan outlet seperti membagi hasil pengolahan data sehingga outlet dapat merasakan manfaat yang sama.

Membangun DSS yang bagus dan handal tentunya membutuhkan dukungan baik segi teknis dan non teknis, salah satunya adalah aspek keamanan. Keamanan data merupakan hal yang sangat penting dalam menjaga kerahasiaan informasi terutama yang berisi informasi sensitif yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berhak saja, apalagi pengirimannya dilakukan melalui jaringan publik. Apabila keamanan data tersebut tidak maksimal maka data tersebut dapat disadap oleh pihak yang tidak berhak.

Sistem keamanan informasi yang lemah dapat memberikan dampak negatif terhadap pencapaian tujuan enterprise atau organisasi secara umum dan tujuan aplikasi DSS secara khusus. Oleh karena itu, penerapan keamanan informasi yang menyeluruh dan terintegrasi sangat diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Penerapan tersebut melindungi organisasi dari risiko yang dapat memberikan kerugian khususnya finansial. Manfaat yang diberikan dapat dirasakan terutama oleh organisasi skala enterprises berbasis TI yang menganggap bahwa keamanan informasi merupakan faktor yang penting. Berdasarkan tujuan dan pengamanan informasi, maka kami perlu mengidentifikasi kerawanan data yang mungkin terjadi didalam penerapan aplikasi DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia.

KESIMPULAN

KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan terkait penggunaan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, pentingnya peranan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia adalah memberikan kemudahan dalam memproses data atau informasi bagi manajemen PT. Coca-Cola Amatil Indonesia khususnya marketing dan research and development (R&D). Selain itu, DSS membantu dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan dengan data yang tersedia, serta mampu menyajikan berbagai alternatif. Kemampuan DSS ini dapat dimanfaatkan untuk menyediakan bukti tambahan sebagai penjelasan dalam memperkuat posisi manajemen terhadap penentuan strategi marketing dan produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia di pasar. Penerapan DSS yang dilakukan di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia pun dapat meningkatkan produktivitas dan kontrol implementasi dari manajemen.

Penggunaan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia memiliki peranan penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan khususnya di divisi marketing. Berbagai manfaat yang dirasakan manajemen diantaranya mendukung program promosi pemasaran, membantu penterasi pasar dan memahami prilaku konsumen, mengoptimalkan penentuan tata letak, dan membantu perusahaan dalam melakukan forecasting. Potensi resiko aplikasi DSS ini terjadi apabila perusahaan sulit mendapatkan data eksternal dari outlet karena data merupakan komponen utama dan vital dalam pemanfaatan DSS ini. Oleh karena itu dibutuhkan peningkatan kerjasama dengan outlet seperti membagi hasil pengolahan data sehingga outlet dapat merasakan manfaat yang sama.